Politique de confidentialité

Tikflow est un service de gestion des tickets, de planification, de soumissions et de facturation destiné aux entreprises d’installation et de service. Il est exploité par une entreprise individuelle. La présente politique explique quels renseignements personnels nous recueillons, pourquoi, avec qui nous les partageons, combien de temps nous les gardons, et quels droits vous pouvez exercer.

Elle est publiée en application de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1), telle que modifiée par la Loi 25, et tient également lieu de politique de gouvernance au sens de l’article 3.2 de cette loi.

1. Le responsable de la protection des renseignements personnels

Une personne exerce, pour Tikflow, la fonction de responsable de la protection des renseignements personnels : elle veille au respect de la présente politique et à l’application de la loi. C’est à elle que s’adressent les demandes d’accès, de rectification, de retrait de consentement, de portabilité, ainsi que les plaintes, à l’adresse ci-dessous. Elle répond sous sa signature.

2. Les renseignements que nous recueillons

2.1 Lorsque vous visitez ce site

Le site tikflow.ca ne comporte ni mesure d’audience, ni pixel publicitaire, ni témoin de suivi. Aucun renseignement personnel ne vous est demandé pour le consulter, et rien n’est déposé sur votre appareil à cette occasion. Nos hébergeurs conservent des journaux techniques (adresse IP, moment de la requête, page demandée, type de navigateur) pour assurer la sécurité et le fonctionnement du service.

Si vous nous écrivez, nous recevons votre adresse de courriel et le contenu de votre message, que nous conservons le temps de traiter votre demande et d’en garder la trace.

2.2 Lorsque vous utilisez l’application

L’accès à app.tikflow.ca se fait sur invitation d’une entreprise cliente. Pour le compte que vous y détenez, nous traitons :

• votre nom, votre adresse de courriel et le rôle qui vous est attribué dans l’entreprise ;
• les éléments nécessaires à l’authentification : jeton de session, paramètres d’authentification à deux facteurs, codes de secours ;
• si vous les activez, les identifiants techniques permettant l’envoi de notifications à votre appareil ;
• les journaux d’activité rattachés à votre compte — création et modification de tickets, pointages, envois de documents — qui servent à la traçabilité et à la sécurité.

2.3 Les données saisies par les entreprises clientes

Une entreprise cliente peut inscrire dans Tikflow des renseignements au sujet de ses employés (heures travaillées, pointages, rémunération, véhicule attribué, dépenses) et de ses propres clients (nom, adresse, coordonnées, lieux d’intervention, historique des travaux, soumissions, factures, photos et notes vocales liées à une intervention).

Sur ces renseignements, l’entreprise cliente décide seule des finalités : c’est elle qui répond de leur collecte, de leur exactitude et de la durée de leur conservation. Nous ne les consultons pas, sauf pour les motifs limités décrits à la section 6, et nous ne les utilisons jamais à nos propres fins — ni pour de la publicité, ni pour entraîner un modèle, ni pour bâtir un jeu de données.

3. Pourquoi nous les traitons

• Fournir le service : ouvrir et tenir les comptes, afficher les données de l’entreprise à qui elles appartiennent, produire les documents PDF, expédier les soumissions et les factures.
• Sécuriser l’accès : authentifier, appliquer l’authentification à deux facteurs, limiter le débit des requêtes, détecter et bloquer les tentatives d’intrusion.
• Assurer le soutien : répondre aux demandes, diagnostiquer un incident signalé.
• Respecter nos obligations : tenir nos propres livres comptables et répondre aux exigences légales et fiscales applicables.

Nous n’utilisons aucun renseignement personnel pour prendre à votre sujet une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé, ni pour vous profiler.

4. Consentement

Les renseignements nécessaires à la fourniture du service sont traités aux fins décrites ci-dessus, qui vous sont communiquées avant ou au moment de la collecte. Lorsque la loi exige un consentement distinct, celui-ci est demandé de façon libre, éclairée et à une fin précise, et il peut être retiré en tout temps — étant entendu que le retrait peut nous empêcher de continuer à fournir le service.

Si vous êtes l’employé d’une entreprise cliente, c’est à votre employeur qu’il revient de vous informer des traitements qu’il effectue dans Tikflow et, s’il y a lieu, d’obtenir votre consentement.

5. Témoins de connexion

Le site vitrine n’en dépose aucun. L’application en dépose uniquement ce qui est strictement nécessaire à son fonctionnement : les témoins de session qui vous gardent authentifié d’une page à l’autre. Ils sont transmis exclusivement en HTTPS, restreints à notre domaine et supprimés à la fermeture de session. Aucun témoin publicitaire, aucun témoin d’analyse, aucun traceur tiers.

6. Qui d’autre y a accès

Nous ne vendons ni ne louons de renseignements personnels, et nous n’en communiquons à des tiers qu’aux cas suivants : à nos fournisseurs, pour les seules fonctions techniques énumérées ci-dessous ; lorsque la loi l’exige ou qu’une autorité compétente l’ordonne ; et, dans le cadre d’une éventuelle transaction commerciale, aux conditions prévues par la loi.

À l’intérieur de l’entreprise, l’accès est limité aux personnes qui en ont besoin dans l’exercice de leurs fonctions. Les données d’une entreprise cliente ne sont consultées par notre personnel que pour rétablir le service, corriger une anomalie signalée, ou répondre à une obligation légale.

6.1 Nos fournisseurs

Les trois derniers sont sollicités par votre navigateur et reçoivent donc votre adresse IP au moment où la fonction concernée est utilisée. Chacun de ces fournisseurs est lié par contrat, ne peut traiter les renseignements que pour la fonction confiée, et doit appliquer des mesures de protection appropriées.

6.2 La lecture automatique d’une pièce

Lorsqu’un utilisateur choisit de faire lire un reçu ou une facture fournisseur pour préremplir une dépense, la pièce est transmise telle quelle à Anthropic, aux États-Unis, avec la liste des noms de fournisseurs et de catégories de l’entreprise. Un reçu peut porter, outre les montants, le nom d’un commerçant, une adresse, et parfois le nom d’une personne. Aucun identifiant interne ne sort : fournisseurs et catégories sont transmis numérotés.

Le résultat n’écrit rien : il remplit un formulaire qu’une personne relit et valide avant d’enregistrer. La pièce n’est pas conservée par cette fonction — elle est lue, puis classée dans notre coffre par le chemin habituel. La fonction n’est utilisée que sur geste explicite, et elle peut être désactivée pour une entreprise qui le demande, sans que le reste du service en soit affecté : la dépense se saisit alors à la main.

7. Communication hors Québec

La base de données, les fichiers téléversés et les sauvegardes sont hébergés au Canada, dans la région de Montréal. Certaines fonctions accessoires — hébergement applicatif, envoi de courriels, encaissement de l’abonnement, protection anti-robot, cartographie — supposent en revanche un traitement à l’extérieur du Québec, comme l’indique le tableau ci-dessus.

Avant de recourir à ces fournisseurs, nous procédons à l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée prévue à l’article 17 de la loi, qui tient compte de la sensibilité des renseignements, des fins du traitement, des mesures de protection en place et du régime juridique applicable dans le territoire concerné. Cette évaluation est consignée et revue lorsqu’un fournisseur change.

8. Vos droits

Sous réserve des exceptions prévues par la loi, vous pouvez :

• être informé de l’existence des renseignements que nous détenons à votre sujet et y accéder ;
• en demander la rectification s’ils sont inexacts, incomplets ou équivoques ;
• retirer votre consentement à un traitement qui repose sur lui ;
• demander la cessation de la diffusion d’un renseignement ou la désindexation d’un lien qui y donne accès, aux conditions de l’article 28.1 ;
• recevoir, depuis le 22 septembre 2024, les renseignements informatisés que vous nous avez fournis dans un format technologique structuré et couramment utilisé, ou en demander le transfert direct à un tiers (droit à la portabilité, article 27).

Nous répondons par écrit dans les trente jours de la réception de la demande. Une pièce justifiant votre identité peut être exigée, et elle est détruite dès la réponse donnée. Le service est gratuit ; des frais raisonnables de transcription ou de transmission peuvent être demandés, auquel cas leur montant vous est indiqué à l’avance.

En cas de refus, nous vous en donnons les motifs, les dispositions invoquées, et les moyens de recours. Vous pouvez en tout temps porter plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec.

9. Conservation et destruction

Nous ne conservons les renseignements personnels que le temps nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, sauf lorsqu’une loi fiscale ou comptable impose un délai plus long. Ce délai écoulé, ils sont détruits ou anonymisés selon les principes généralement reconnus.

• Compte d’utilisateur : pour la durée de l’accès accordé par l’entreprise cliente, puis suppression.
• Données d’une entreprise cliente : pour la durée du contrat, puis restitution ou destruction dans le délai prévu aux conditions d’utilisation.
• Documents PDF produits et mis en cache : détruits automatiquement après une courte période, le document étant reproduit à la demande.
• Journaux techniques et de sécurité : conservés le temps utile à la détection d’incidents.
• Correspondance : conservée le temps de traiter la demande et d’en garder la trace.

10. Sécurité

Les mesures suivantes sont en place et vérifiables dans le produit : chiffrement en transit sur l’ensemble des échanges, avec HSTS ; cloisonnement des données par entreprise au niveau même de la base de données, de sorte qu’une entreprise ne peut pas lire les lignes d’une autre ; authentification à deux facteurs ; politique de sécurité du contenu stricte, sans origine tierce sur l’application ; témoins de session marqués Secure ; limitation du débit des requêtes et vérification anti-robot sur les points d’entrée publics ; interdiction d’indexation des pages accessibles par jeton ; journalisation des accès.

Aucune mesure n’écarte tout risque, et nous ne prétendons pas le contraire : ces mesures réduisent la probabilité d’un incident, elles ne la ramènent pas à zéro. Si un incident de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux survenait, nous en aviserions les personnes concernées et la Commission d’accès à l’information avec diligence, et nous consignerions l’incident au registre que la loi nous impose de tenir.

La base, les fichiers et les sauvegardes sont répliqués par notre hébergeur, mais nous ne garantissons ni un délai ni un point de restauration. Ce que cela implique pour une entreprise cliente — garder ses propres exportations, vérifier les résultats que le service calcule, et la limite de notre responsabilité — est écrit aux sections 10, 11 et 15 des conditions d’utilisation.

11. Gouvernance

Conformément à l’article 3.2 de la loi, nous appliquons des règles internes encadrant la protection des renseignements personnels tout au long de leur cycle de vie. Elles précisent les rôles et responsabilités des personnes qui y ont accès, le calendrier de conservation et de destruction, la procédure de traitement des plaintes et des demandes d’accès, et la marche à suivre en cas d’incident. Elles couvrent également l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée exigée avant tout projet d’acquisition, de développement ou de refonte d’un système qui traite de tels renseignements, et avant toute communication hors Québec.

Le respect de la vie privée par défaut est appliqué aux paramètres du produit : aucun réglage ne rend un renseignement accessible plus largement sans une action explicite.

12. Modifications

Cette politique peut être modifiée pour tenir compte d’un changement au service, à nos fournisseurs ou à la loi. La date d’entrée en vigueur en tête de page indique la dernière révision. Toute modification importante est signalée aux entreprises clientes par courriel avant sa prise d’effet.

13. Nous joindre

Pour toute question relative à la protection des renseignements personnels : vie-privee@tikflow.ca. Pour toute autre question : info@tikflow.ca.