Conditions d’utilisation

Les présentes conditions forment le contrat entre Tikflow (« nous »), entreprise individuelle exploitée au Québec, et l’entreprise qui utilise le service (« vous », « le Client »). Elles s’appliquent dès l’ouverture d’un accès et pour toute la durée de son utilisation.

Lisez-les : elles limitent certaines de nos obligations et de notre responsabilité, et elles vous imposent des engagements, notamment quant aux renseignements personnels que vous inscrivez dans le service.

1. Objet

Tikflow est un logiciel-service de gestion des interventions terrain : création et suivi de tickets, planification, soumissions, facturation, et les fonctions accessoires qui s’y rattachent. Nous vous en concédons un droit d’utilisation, non exclusif et incessible, pour les besoins internes de votre entreprise et pour la durée du contrat.

2. Définitions

• Données du Client : tout ce que vous, vos utilisateurs ou vos propres clients inscrivez ou téléversez dans le service — tickets, heures, documents, photos, notes vocales, fiches de clients, soumissions et factures.
• Utilisateur : la personne physique à qui vous donnez un accès nominatif, qu’elle soit membre de votre personnel ou non.
• Renseignement personnel : tout renseignement qui concerne une personne physique et permet, directement ou indirectement, de l’identifier.

3. Formation du contrat et acceptation

Le contrat se forme au premier des événements suivants :

1. l’acceptation expresse des présentes conditions, donnée en cochant la case prévue à cette fin au moment d’ouvrir votre entreprise dans le service — c’est aujourd’hui la voie ordinaire ;
2. l’acceptation, par une personne habilitée à vous représenter, de l’offre écrite que nous vous avons transmise ;
3. l’utilisation du service par l’un de vos Utilisateurs, au moyen d’un accès ouvert à votre demande.

La personne qui accepte déclare avoir la qualité et l’autorité nécessaires pour engager l’entreprise qu’elle représente. L’acceptation vaut pour l’entreprise entière, y compris pour les Utilisateurs à qui elle ouvrira des accès par la suite : c’est à vous qu’il revient de les informer des règles qui les concernent, notamment celles de la section 5.

3.1 Versions et registre des acceptations

Chaque version des présentes conditions est identifiée par sa date d’entrée en vigueur, inscrite en tête de page. Lorsque l’acceptation est donnée dans le service, nous consignons la version acceptée, le moment de l’acceptation et le compte qui l’a donnée. Cette trace vous est communiquée sur demande ; elle constitue, pour l’une et l’autre partie, la preuve de ce qui a été accepté et quand.

3.2 Souscription et renouvellement

L’ouverture d’une entreprise dans le service est subordonnée à l’acceptation expresse des présentes conditions dans leur version alors en vigueur, donnée selon le paragraphe 1 ci-dessus. Aucun accès ne s’ouvre, et aucun abonnement ne se souscrit, sur la seule utilisation du service.

Le renouvellement, lui, est tacite : l’abonnement se reconduit de période en période, aux conditions alors en vigueur, tant que vous n’y mettez pas fin (section 12). Nous ne vous redemandons donc pas d’accepter à chaque période — c’est la section 18 qui vous protège d’un changement de texte, en imposant un préavis de trente jours et en vous ouvrant un droit de résiliation sans pénalité.

4. Accès et comptes

Vous ouvrez vous-même votre entreprise et le compte de son premier administrateur. Tous les autres accès sont créés par cet administrateur, à qui il revient de décider qui entre et ce que chacun voit. Chaque Utilisateur reçoit un accès nominatif : le partage d’identifiants entre plusieurs personnes est interdit, parce qu’il rend la traçabilité — et donc la preuve — inopérante.

Vous êtes responsable de la confidentialité des identifiants de vos Utilisateurs, des actes posés au moyen de leur compte, et du retrait diligent des accès des personnes qui quittent votre entreprise. Nous recommandons l’activation de l’authentification à deux facteurs, que le service met à votre disposition. Avisez-nous sans délai à info@tikflow.ca de tout usage non autorisé porté à votre connaissance.

5. Vos obligations

Vous vous engagez à :

• utiliser le service conformément aux lois applicables, y compris en matière de protection des renseignements personnels, de normes du travail, de facturation et de fiscalité ;
• disposer du droit d’inscrire dans le service les Données du Client que vous y versez, et informer les personnes concernées comme la loi vous l’impose ;
• vérifier l’exactitude des documents que le service produit avant de les transmettre à un tiers — une facture ou une soumission demeure votre document, émis sous votre responsabilité ;
• n’expédier de messages au moyen du service qu’à des destinataires dont vous avez le consentement, exprès ou tacite, au sens de la Loi canadienne anti-pourriel, ou dans un cas qu’elle soustrait à cette exigence. Les soumissions et les factures partent de notre domaine d’envoi : un usage abusif compromet l’acheminement du courrier de toutes les entreprises clientes, et nous autorise à suspendre l’envoi depuis votre compte ;
• ne pas tenter de contourner les mesures de sécurité, de déduire le code source, de surcharger l’infrastructure, ni d’extraire massivement les données par des moyens automatisés non prévus ;
• ne pas revendre l’accès au service ni le mettre à la disposition d’un tiers étranger à votre entreprise.

6. Propriété des données

Les Données du Client vous appartiennent. Rien dans le présent contrat ne nous en transfère la propriété. Vous nous concédez le seul droit de les héberger, reproduire et traiter dans la mesure nécessaire à la fourniture du service, à sa sécurité et à sa sauvegarde.

Nous n’exploitons pas les Données du Client à nos propres fins. Elles ne servent ni à la publicité, ni à l’entraînement de modèles, ni à la constitution de jeux de données, ni à quelque analyse que ce soit hors de votre compte, même sous forme agrégée.

7. Propriété intellectuelle

Le logiciel, son interface, sa documentation et ses marques demeurent notre propriété exclusive ou celle de nos concédants. Vos rétroactions et suggestions peuvent être utilisées librement pour améliorer le service, sans que cela ne vous confère de droit sur celui-ci ni ne nous oblige à les mettre en œuvre.

8. Renseignements personnels : notre rôle de mandataire

À l’égard des renseignements personnels contenus dans les Données du Client, vous êtes l’entreprise au sens de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé et nous n’agissons qu’à titre de mandataire. Il vous revient d’en déterminer les finalités, d’obtenir les consentements requis, d’informer les personnes concernées et de répondre à l’exercice de leurs droits.

Conformément à l’article 18.3 de cette loi, nous nous engageons, pour toute la durée du mandat, à :

1. n’utiliser ces renseignements que dans la mesure nécessaire à l’exécution du présent contrat, suivant vos instructions, et à aucune autre fin ;
2. ne les communiquer à personne sans votre autorisation, sauf lorsque la loi l’exige, auquel cas nous vous en informons dans la mesure permise ;
3. appliquer des mesures de sécurité propres à en assurer la protection compte tenu de leur sensibilité, de leur quantité, de leur répartition et de leur support — celles décrites dans notre politique de confidentialité ;
4. vous aviser sans délai de toute atteinte ou tentative d’atteinte à la confidentialité de ces renseignements, avec les éléments dont nous disposons, afin que vous puissiez remplir vos propres obligations d’avis ;
5. vous permettre de vérifier le respect des présentes obligations, sur demande raisonnable et à une fréquence raisonnable, en vous donnant accès à la documentation pertinente ;
6. n’avoir recours à un sous-traitant que s’il est lié par des obligations équivalentes ; la liste de nos fournisseurs figure à la politique de confidentialité et son évolution vous est signalée ;
7. détruire ces renseignements au terme du mandat, dans les conditions de la section 13.

Si une personne concernée nous adresse directement une demande d’accès, de rectification ou de portabilité visant vos Données du Client, nous la réacheminons vers vous plutôt que d’y répondre nous-mêmes, et nous vous prêtons une assistance raisonnable. Les questions relatives à cette section s’adressent à notre responsable de la protection des renseignements personnels, vie-privee@tikflow.ca.

9. Disponibilité, évolution et soutien

Nous mettons des efforts raisonnables à maintenir le service accessible, sans garantir qu’il le sera sans interruption ni erreur. Des arrêts peuvent survenir pour entretien, mise à jour ou correction, ou du fait d’un fournisseur, d’un réseau ou d’un cas de force majeure. Nous annonçons à l’avance, dans la mesure du possible, les interruptions planifiées.

Le service évolue. Nous pouvons y ajouter, modifier ou retirer des fonctions ; si le retrait d’une fonction vous prive d’un élément essentiel à votre usage, vous pouvez résilier sans pénalité dans les trente jours de l’avis.

Le soutien est offert par courriel à info@tikflow.ca, aux heures ouvrables, sans délai de réponse garanti sauf convention écrite contraire.

10. Exactitude des résultats et obligation de vérification

Nous écrivons le service avec soin, nous le testons, et nous corrigeons les erreurs qui nous sont signalées. Cet effort ne constitue pas une garantie d’exactitude, et la présente section explique pourquoi.

10.1 Ce que le service calcule, et à partir de quoi

Le service produit des montants, des durées, des totaux et des rapports : taxes d’une facture, heures pointées, temps facturable, salaires et charges, solde de la banque d’heures, coûts de main-d’œuvre, marges, états des résultats, sommaires de taxes et journal comptable.

Chacun de ces résultats est calculé à partir de deux choses que nous ne contrôlons pas : les paramètres que vous configurez — taux horaires, taux de charges sociales, numéros et taux de taxes, tarifs, catégories, règles de facturation — et les données que vos Utilisateurs saisissent — heures, quantités, pointages, dates, prix. Un paramètre inexact, une heure oubliée ou une quantité mal saisie produit un résultat inexact que le service n’a aucun moyen de détecter : il calcule correctement sur une donnée fausse.

10.2 Vous devez vérifier avant d’utiliser

Vous vous engagez à vérifier tout résultat du service avant de le transmettre à un tiers, de le déposer auprès d’une autorité ou de fonder une décision dessus. Cela vise en particulier :

• les soumissions et factures expédiées à vos clients, y compris les taxes qu’elles portent et les pièces qui y sont jointes — le document reste le vôtre, émis sous votre responsabilité ;
• la paie et les heures : le service totalise des heures et en dérive des montants, mais il ne calcule pas la paie — il n’effectue aucune retenue à la source et n’émet aucun bulletin. La tenue du registre exigé par la Loi sur les normes du travail, la concordance du seuil et du facteur d’heures supplémentaires avec la loi ou votre convention, et la remise aux autorités demeurent les vôtres ;
• les sommaires de taxes et le journal comptable : ce sont des outils de préparation, jamais une déclaration. Une remise de TPS ou de TVQ se prépare avec votre comptable, sur vos livres ;
• les rapports de rentabilité et de coûts, dont les conclusions dépendent entièrement de l’exhaustivité des heures pointées et des dépenses saisies.

En cas de divergence entre un chiffre affiché par le service et vos livres comptables, ce sont vos livres qui font foi. Le service n’est ni un logiciel comptable certifié, ni un avis comptable, fiscal, juridique ou en matière de normes du travail, et il ne garantit pas la conformité de vos documents ni de vos déclarations.

10.3 Fonctions automatisées : des suggestions, pas des décisions

Certaines fonctions proposent un résultat produit sans intervention humaine — la lecture automatique d’un reçu, qui recourt à un modèle d’intelligence artificielle et peut mal lire un montant, une date ou un fournisseur ; l’autocomplétion d’adresses et les fonds de carte, fournis par des tiers et parfois approximatifs ; la création automatique des factures de contrat. Le résultat de ces fonctions est une proposition à valider : il pré-remplit un formulaire ou prépare un document que vous relisez, et il n’engage rien tant qu’une personne ne l’a pas approuvé.

Il en va de même des rappels et notifications — facture impayée, contrat qui vient à échéance, suivi de ticket, solde d’heures. Ils sont un service de commodité et non un système d’alerte garanti : un rappel peut être retardé, ne pas être expédié, ou ne pas vous parvenir du fait de votre appareil, de votre messagerie ou d’un fournisseur. Ils ne vous déchargent d’aucune échéance et ne remplacent pas votre propre suivi.

11. Sauvegarde, exportation et perte de données

Nous prenons la conservation de vos données au sérieux : la base, les fichiers téléversés et les sauvegardes sont hébergés au Canada, chez un fournisseur qui en assure la réplication et la sauvegarde, et le cloisonnement entre entreprises est imposé par la base de données elle-même. Les mécanismes sont décrits à la politique de confidentialité.

Nous ne garantissons pas pour autant :

• de pouvoir rétablir une donnée à un moment précis ; aucun délai ni aucun point de restauration n’est convenu, sauf convention écrite contraire ;
• de pouvoir annuler une suppression faite depuis le service par l’un de vos Utilisateurs : le service la traite comme une opération voulue, et c’est vous qui décidez à qui vous en donnez le droit ;
• l’absence de perte, d’altération ou d’indisponibilité résultant d’une importation, d’une modification en lot, d’une défaillance d’un fournisseur, d’un incident de sécurité ou d’un cas de force majeure.

12. Tarif, abonnement et paiement

12.1 Le tarif

Le tarif est celui de la grille publiée à notre page Tarifs au jour de la souscription : un montant par entreprise, auquel s’ajoute un montant par Utilisateur selon le type d’accès qui lui est ouvert. Les travaux de mise en route, lorsque vous les convenez avec nous, font l’objet du montant unique indiqué à la même page, facturé une seule fois.

Lorsqu’une offre écrite vous a été transmise et acceptée, ce sont ses conditions qui s’appliquent : elles prévalent sur la grille publiée pour toute leur durée. Les montants s’entendent hors taxes ; les taxes applicables s’ajoutent.

12.2 L’essai

L’accès débute par une période d’essai gratuit dont la durée est indiquée à la page Tarifs et au moment de l’inscription. Elle n’exige aucun moyen de paiement. Au terme de l’essai, à défaut de souscription, l’accès se ferme sans que rien ne soit effacé : le contrat prend fin et vos Données du Client demeurent disponibles dans les conditions de la section 13.

12.3 Ce qui est facturé, et quand

L’abonnement se souscrit pour la période indiquée au moment de la souscription et se renouvelle pour une période de même durée (section 3.2), à moins d’un avis contraire donné avant la fin de la période en cours. Le montant d’une période est établi sur le nombre d’accès ouverts au moment où elle est facturée.

Un accès ouvert ou retiré en cours de période ne donne lieu ni à un supplément ni à un crédit pour cette période : il est pris en compte à la période suivante. La règle joue dans les deux sens, et c’est ce qui la rend tenable — vous n’êtes pas facturé au prorata pour l’employé embauché le 20 du mois, et vous n’êtes pas crédité pour celui qui part le 5.

12.4 Paiement et défaut

Le paiement se fait par carte, au moyen d’un prestataire de paiement tiers qui traite l’opération sur ses propres systèmes : nous ne recevons ni ne conservons votre numéro de carte. Ce prestataire figure à la liste des fournisseurs de notre politique de confidentialité.

Une somme impayée à l’échéance peut entraîner, après un avis écrit d’au moins dix jours resté sans effet, la suspension de l’accès. La suspension ne met pas fin au contrat et n’efface rien : l’accès est rétabli au paiement.

12.5 Résiliation et révision du tarif

Vous pouvez mettre fin à l’abonnement en tout temps, depuis le service ou sur avis écrit. La résiliation prend effet au terme de la période en cours et les sommes déjà versées pour cette période ne sont pas remboursées, sauf lorsque la résiliation résulte de notre fait.

Les tarifs peuvent être révisés sur préavis écrit d’au moins soixante jours, la révision ne prenant effet qu’à la période de facturation suivante. La grille publiée qui changerait sans ce préavis ne vous est pas opposable pour la période en cours.

13. Durée, résiliation et sort des données

Le contrat court tant qu’un accès est ouvert. Vous pouvez y mettre fin en tout temps sur avis écrit. Nous pouvons y mettre fin sur préavis écrit de trente jours, ou immédiatement en cas de manquement grave — non-paiement persistant, usage illicite, atteinte à la sécurité du service — après un avis resté sans effet lorsque le manquement est susceptible d’être corrigé.

Après la fin du contrat, vos Données du Client demeurent disponibles pendant trente jours, période durant laquelle vous pouvez en demander une copie dans un format technologique structuré et couramment utilisé. Ce délai écoulé, elles sont détruites de nos systèmes actifs, puis des sauvegardes selon le cycle normal de rotation de celles-ci. Nous ne conservons ensuite que ce qu’une loi fiscale ou comptable nous impose de garder.

14. Garanties et exclusions

Le service est fourni tel quel et tel que disponible. Dans la mesure permise par la loi, nous excluons toute garantie qui n’est pas expressément prévue au présent contrat, notamment quant à l’adéquation du service à un usage particulier. Les garanties légales impératives du droit québécois demeurent, elles, entières.

Nous ne garantissons en particulier pas que :

• le service sera accessible sans interruption, en temps opportun ou exempt d’erreurs, ni que ses défauts seront tous corrigés ;
• les résultats qu’il produit seront exacts, complets ou à jour — la section 10 dit d’où vient cette réserve ;
• il répondra à un besoin particulier qui ne nous a pas été soumis par écrit, ni qu’il vous mettra en conformité avec une obligation légale, fiscale ou réglementaire qui vous incombe ;
• les fonctions dépendant d’un tiers — hébergement, expédition des courriels, notifications, cartographie, autocomplétion d’adresses, lecture automatique des pièces — resteront disponibles ou inchangées : la défaillance, la modification ou le retrait d’un tel fournisseur peut dégrader ou faire disparaître la fonction qui en dépend.

Une fonction présentée comme nouvelle ou en essai est fournie sans aucune garantie ; elle peut être modifiée ou retirée à tout moment.

Le service assiste votre gestion ; il ne constitue ni un avis comptable, fiscal ou juridique, ni une garantie de conformité de vos documents. Les calculs de taxes, de rémunération et de facturation reposent sur les paramètres que vous configurez et sur les données que vous saisissez.

15. Responsabilité

15.1 Plafond

Dans la mesure permise par la loi, notre responsabilité totale, toutes causes confondues, est limitée au plus élevé des deux montants suivants : les sommes que vous nous avez versées au cours des douze mois précédant le fait générateur, ou cent dollars canadiens.

15.2 Ce dont nous ne répondons pas

Dans la même mesure, et sans que la liste soit limitative, nous ne répondons pas :

• de la perte, de l’altération ou de l’indisponibilité des Données du Client, ni de l’impossibilité de rétablir une donnée supprimée (section 11) ;
• de l’inexactitude d’un calcul, d’un document ou d’un rapport produit par le service, ni des conséquences d’une décision prise sur la foi d’un chiffre affiché (section 10) ;
• d’une pénalité, d’un intérêt ou d’une cotisation imposés par une autorité fiscale, ni d’une réclamation en matière de normes du travail ;
• de l’absence, du retard ou de la non-réception d’un rappel, d’une notification ou d’un courriel expédié par le service, ni de l’échéance qu’il aurait dû signaler ;
• des actes posés par vos propres Utilisateurs au moyen des droits que vous leur avez accordés ;
• des dommages indirects — perte de profits, de clientèle, d’occasions d’affaires ou de réputation, coût d’un service de remplacement, ou perte de données reconstituables à partir d’une source dont vous disposez.

15.3 Ce que ces limitations ne couvrent pas

Elles ne s’appliquent pas en cas de faute intentionnelle ou de faute lourde, ni au préjudice corporel ou moral — que l’article 1474 du Code civil du Québec interdit d’exclure ou de limiter —, ni à quoi que ce soit d’autre que la loi interdit de limiter.

15.4 Répartition du risque

Les sections 10, 11, 14 et 15 forment un tout avec le prix du service : elles répartissent entre nous un risque qui, autrement, devrait être porté par le tarif. Vous les acceptez en connaissance de cause, et le contrat n’aurait pas été conclu au même prix sans elles.

16. Indemnisation

Vous nous tenez indemnes des réclamations de tiers découlant des Données du Client ou d’un usage du service contraire au présent contrat ou à la loi, à l’exclusion de ce qui résulte de notre propre faute.

17. Confidentialité

Chaque partie garde confidentiels les renseignements de l’autre qu’elle obtient dans le cadre du contrat et ne les emploie que pour l’exécuter. Cette obligation survit trois ans à la fin du contrat, sans limite de durée pour les renseignements personnels.

18. Modifications

Nous pouvons modifier les présentes conditions. Toute modification importante vous est signalée par courriel au moins trente jours avant sa prise d’effet. Si elle ne vous convient pas, vous pouvez résilier sans pénalité avant cette date ; la poursuite de l’utilisation après la prise d’effet vaut acceptation.

19. Cession

Vous ne pouvez céder le contrat sans notre accord écrit. Nous pouvons le céder à un successeur dans le cadre d’une réorganisation ou d’une vente d’entreprise, à la condition que le cessionnaire soit tenu des mêmes obligations, notamment celles de la section 8.

20. Droit applicable

Le présent contrat est régi par les lois applicables au Québec. Le tribunal compétent est celui que désignent les règles ordinaires de compétence : les parties n’ont pas convenu d’élection de for.

21. Langue

Les parties ont expressément voulu que le présent contrat soit rédigé en français. Toute traduction n’est fournie qu’à titre de commodité : en cas de divergence, la version française prévaut.

22. Dispositions générales

Le présent contrat, la grille publiée à notre page Tarifs, l’offre écrite acceptée le cas échéant et la politique de confidentialité constituent l’entente complète entre les parties sur son objet. La nullité d’une stipulation n’emporte pas celle des autres. Le fait de ne pas exiger l’exécution d’une obligation ne vaut pas renonciation. Les sections 6, 7, 8, 14, 15, 16, 17, 20 et 21 survivent à la fin du contrat.

23. Nous joindre

Pour toute question relative au présent contrat : info@tikflow.ca.